Władze Krakowa postanowiły wykorzystać technologię do usprawnienia działania urzędu miasta i tym samym ułatwić życie mieszkańcom. W Krakowie od maja 2018 r. testowane jest innowacyjne rozwiązanie, które ma poprawić współpracę między magistratem a mieszkańcami-przedsiębiorcami. „Wirtualny Urzędnik”, czyli elektroniczne narzędzie wykorzystywane w e-administracji, odpowiada na większość pytań z zakresu obsługi przedsiębiorcy, podpowiada, jakie dokumenty należy przygotować, aby szybko i skutecznie załatwić sprawę. Uruchomienie bota to efekt zorganizowanego przez Miasto Kraków w ubiegłym roku hackathonu „KrakHack”. Zaangażowali się w niego młodzi krakowianie poszukujący rozwiązań poprawiających jakość życia mieszkańców. To spotkanie innowatorów odbyło się w ramach przygotowywania strategii rozwoju miasta do 2030 r.
Przygotowując strategię na kolejne lata, miasto organizowało badania, warsztaty, konsultacje i kampanie. Hackathon to narzędzie nietuzinkowe, wspierające innowacyjność, dzięki czemu przyciągające młodych. Dlatego aby ich zaktywizować, wykorzystać potencjał, zaangażowanie oraz otwartość na nowe pomysły, Urząd Miasta postawił na tę formę działania.
Hackathony kojarzą się głównie z wydarzeniami typowo programistycznymi, tymczasem miasto wykorzystało tę formułę, by zmierzyć się z wyzwaniami społecznymi. To uznana metoda wymiany myśli i pomysłów, które od razu są przygotowywane do realizacji. W ramach prac nad strategią rozwoju „Tu chcę żyć. Kraków 2030” zorganizowano więc pierwszy hackathon poświęcony miastu. Pojawili się na nim przedstawiciele uczelni wyższych, organizacji pozarządowych, przedsiębiorstw, środowisk start-upowych i mieszkańcy. Do udziału zgłosiło się aż 200 osób, a zwycięskim projektem okazał się „KRKbot”, zakładający wykorzystanie technologii do poprawienia komunikacji urzędu z mieszkańcami Krakowa. Zaproponowane na etapie konkursu rozwiązanie było ogólną wizją narzędzia i stanowiło wzór, czy też pierwszą inspirację do wprowadzenia w urzędzie „Wirtualnego Urzędnika”.
Po analizie administracyjnych procedur dotyczących mieszkańców podjęto decyzję o wdrożeniu bota w kontaktach urzędu z przedsiębiorcami. Obecnie bot, czyli „Wirtualny Urzędnik”, wykorzystywany jest w Punkcie Obsługi Przedsiębiorców. Narzędzie to, korzystając ze sztucznej inteligencji, pozwala intuicyjnie wyszukiwać informacje z zakresu obsługi przedsiębiorców (już na etapie zakładania działalności gospodarczej). Bot działa całą dobę przez siedem dni w tygodniu.
Kraków jest miastem otwartym na nowe pomysły. Nie czekamy na rozwiązania importowane, ale dokładamy starań, by kształtować własne. Dlatego też od jakiegoś czasu wspieramy hackathony odbywające się w naszym mieście. Ta innowacyjna forma komunikowania się z mieszkańcami znalazła już wcześniej zastosowanie w stolicy Małopolski. W mieście odbywa się „Smogathon” poświęcony problemowi zanieczyszczenia powietrza, z którym Kraków walczy na razie konwencjonalnymi metodami – przede wszystkim usuwając z miasta piece węglowe (w ciągu trzech lat zlikwidowano większość z nich) i zachęcając do korzystania z komunikacji miejskiej (od 2013 r. w mieście odnotowano wyraźny spadek przejazdów samochodami i ponad trzydziestoprocentowy wzrost podróży komunikacją zbiorową).
„Smogathon” okazał się na tyle ciekawym pomysłem, że urzędnicy uznali, że warto go wykorzystać także przy planowaniu strategicznego rozwoju miasta, w tym przygotowaniu najważniejszego dokumentu definiującego rozwój Krakowa do roku 2030. Strategia Rozwoju Krakowa 2030 powstała w formule partycypacyjno-eksperckiej przy aktywnym udziale ekspertów z różnych obszarów, a przede wszystkim samych mieszkańców. Idealną formą wyjścia naprzeciw ich oczekiwaniom wydał się właśnie hackathon, dlatego też wykorzystano tę formę kontaktu z mieszkańcami do zdefiniowania potrzeb miasta na najbliższe lata.
„Wirtualny Urzędnik” to na razie zaplanowane na rok oprogramowanie pilotażowe. W tym czasie będzie sprawdzane, jak dużym zainteresowaniem cieszy się to narzędzie wśród przedsiębiorców oraz w jakim stopniu je wykorzystują. Urząd zbiera także opinie o praktycznych doświadczeniach użytkowników. Jeśli wszystko przebiegnie bez przeszkód, a system uznany zostanie za sprawny, krakowski magistrat będzie rozważał rozszerzenie narzędzia o inne usługi publiczne.